Sous l’impulsion de sa présidente Marie-Pierre MOUTON, le Département de la Drôme a fait le choix de l’innovation et de l’avenir en s’engageant dans le déploiement du numérique partout et pour tous. Afin de moderniser la relation à l’usager et d’harmoniser le processus de traitement des subventions départementales, tant en investissement qu’en fonctionnement, la collectivité a souhaité dématérialiser le processus complet, de la demande au paiement. Elle a mis en place en septembre dernier une plateforme de dépôt des demandes en ligne.
Un projet co-construit au service des usagers
Elaboré sous le signe de la co-construction, le projet a mobilisé tous les services instructeurs ainsi qu’un cabinet extérieur de juillet 2017 à avril 2018. La collectivité a fait le choix d’utiliser Capdemat Evolution, un logiciel open source, leader français des portails de gestion de la relation usagers. Avant le lancement, deux phases de tests ont été réalisées avec un panel d’usagers.
Ce e-service, accessible depuis le site internet ladrome.fr, se substitue au papier et offre de multiples avantages pour les usagers et la collectivité : simplification du dépôts des demandes, accès 24h/24 à la plateforme de dépôts, informations sécurisées, meilleure traçabilité, et visibilité par le Département en back-office de toutes les aides allouées. La dématérialisation des demandes de subventions inaugure d’autres services en ligne.
Une hausse de fréquentation sur le portail des usagers
Depuis son ouverture, la plateforme a enregistré en 3 mois près de 800 demandes, prêtes à être traitées. Pour répondre à toutes les questions que peuvent se poser associations, communes, intercommunalités et particuliers, une hotline dédiée a été mise en place. Le Département a également conventionné avec les Espaces Publics Numériques présents sur les territoires pour qu’ils apportent appui et assistance sur ce projet au plus près des usagers.
Aujourd’hui 95% des demandes de subventions sont couvertes par la plateforme. Une seconde phase de déploiement permettra d’ici la fin de l’année d’améliorer les téléservices existants et de traiter l’ensemble du processus de gestion des subventions (de la création du dossier, en passant par la notification de la subvention et jusqu’à la liquidation de celle-ci) via un outil transversal adapté aux logiciels métiers utilisés par les agents de la collectivité. L’objectif étant d’éviter les ressaisies d’informations, de développer les interfaces, et de gagner en efficience.
